Henkilötietojen käsittely
Järjestelmässä henkilötietojasi käsitellään ilmoittautumisen kohteena olevan tapahtuman edustajan toimesta. Lisäksi tietoihin pääsevät käsiksi ilmo.cosplay.fi -järjestelmän ylläpitäjät. Tietoja ei käytetä missään oloissa markkinointiin eikä niitä luovuteta edelleen.
Järjestelmien taustatekniikasta vastaa Säätöyhteisö B2 ry. Tiedot varmuuskopioineen
säilytetään kotimaisissa konesaleissa.
Kirjautumisessa käytetään Kompassi-järjestelmää. Kompassin tiedot sijaitsevat fyysisesti
Säätöyhteisö B2 ry:n hallinnoimilla palvelimilla, samoissa kotimaisissa konesaleissa.
Linkit lisätietoihin:
- Tietosuojaseloste, alla
- Säätöyhteisö B2 ry:n tietosuojaperiaatteet
- Kompassi-järjestelmän rekisteriseloste
Tietosuojaseloste
Per Henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24 §
Laadittu 2.6.2017
1. ja 2. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilöt
Säätöyhteisö B2 ry (rek. nro. 188.819)
Multisillankatu 5 C 35
33850 TAMPERE
Sähköposti yllapito ät b2 piste fi
Yhteyshenkilöt
Kyuu Eturautti, puh 050 5950047
Tero Nybacka, puh 050 5950048
Sähköposti etunimi.sukunimi@b2.fi
3. Rekisterin nimi
Ilmo.cosplay.fi, cosplaykilpailujen ilmoittautumisjärjestelmä.
4. Käsittelyn tarkoitus
Ilmoittautuminen yleisötapahtumissa pidettäviin cosplaykilpailuihin.
5. Rekisteriin tallennettavat tiedot
- Kompassi-järjestelmästä tuotavat tiedot: Etunimi, sukunimi, nick, sähköpostiosoite, puhelinnumero, syntymäaika. Tiedot päivitetään Kompassista ilmo.cosplay.fi -järjestelmään aina kirjautumisen yhteydessä.
- Henkilön perustiedot, jotka syötetään suoraan ilmo.cosplay.fi -järjestelmään: Katuosoite, postiosoite.
- Kilpailukohtaiset tiedot: Tapahtumakohtaisesti määriteltäviä, näkyvillä kyseisen ilmoittautumisen alla. Useimmiten tiedot esitettävästä hahmosta, mahdollisesti vapaamuotoisia taustatietoja puvun tai esityksen tekemisestä, ym. Kysytyt tiedot perustellaan ilmoittautumiskohtaisesti.
- Tekniset tiedot: Kirjautumisen yhteydessä tallennetaan kävijän IP-osoite.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Tietolähteenä toimivat henkilön itse ilmoittamat tiedot sekä Kompassi-järjestelmästä tuotavien tietojen osalta käyttäjän Kompassiin itse ilmoittamat tiedot.
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Lähtökohtaisesti tietoja käytetään vain kunkin ilmoittautumisen taustalla olevan yleisötapahtuman
edustajan toimesta. Järjestelmän ylläpitäjillä on pääsy tietoihin vianselvitystarkoitusta varten.
Käyttäjän on mahdollista nähdä jokaisen ilmoittautumisen yhteydessä henkilötiedot niistä tahoista, joilla on joko
yleisötapahtuman tai järjestelmän ylläpidon kautta tekninen mahdollisuus tietojen näkemiseen.
Tietoja ei luovuteta edelleen, pois lukien viranomaiset, joilla on virkatehtävässään lakiin perustuva oikeus tietojen saamiseen.
Järjestelmästä ei julkaista tietoa. Yleisötapahtumat julkaisevat yleensä tietoja cosplaykilpailun osallistujista tapahtumassa ja voittajista tapahtuman jälkeen. Tutustu yleisötapahtuman omiin käytäntöihin näiden osalta.
Järjestelmässä olevia tietoja voidaan käyttää tilastointiin niin, että yksittäistä käyttäjää on mahdotonta yksilöidä. Useimmiten tämä tilastointi tehdään käyttäen yksinomaan postinumerotietoa.
8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Järjestelmän palvelimet sijaitsevat Suomessa.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin tiedot on suojattu teknisin turvakeinoin (mm. käyttäjäkohtaiset pääsyoikeudet, salasanan kryptografinen tarkiste sekä tiedonsiirron salaus). Laitteistot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa.
10. Tarkastusoikeus
Jokaisella on oikeus tarkastaa rekisteriin talletetut tietonsa. Pyyntö tulee osoittaa Säätöyhteisö B2 ry:lle, ks. yhteystiedot kohdissa 1-2.
11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella on oikeus vaatia rekisterissä olevien virheellisten tietojen korjaamista Oikaisupyyntö mahdollisista virheellisistä tiedoista tulee osoittaa Säätöyhteisö B2 ry:lle, ks. yhteystiedot kohdissa 1-2. Mikäli virhe on Kompassi-järjestelmässä, tulee oikaisupyyntö osoittaa Kompassin ylläpidolle, ks. Kompassin rekisteriseloste.
12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Tietoja ei luovuteta 3. osapuolille, eikä käytetä markkinointiin. Yleisötapahtuman edustajat voivat käyttää ilmoitettuja tietoja yhteydenpitoon esim. lisätietojen saamiseksi. Myöskään yleisötapahtuman edustajilla ei ole oikeutta luovuttaa tietoja edelleen, eikä käyttää tietoja markkinointiin.